辦公室工作規范

1、綜合經營管理部培訓教程,,,行政辦公室 工作規范,,,1,,,,Contents,目錄,職能定位,工作內容,工作要求,工作案例,,,,,2,,,,,,,,,,,3,辦公室職能定位,,,,,,,,4,辦公室的重要地位：中心：管理運轉中心、信息處理中心、文檔管理中心、會議管理中心、綜合統計中心、信訪接待中心。樞紐：聯結決策層與執行層的紐帶、 聯結各職能部門的紐帶。窗口：需要與上下左右各職能部門接觸，辦事效率和工作質量及

2、其工作人員的禮儀風范、精神面貌，在很大程度上代表一個單位的形象。,,,4,,,辦公室職能定位：,5,行政助手,信息傳輸,綜合協調,參謀輔助,,,,,,,,,,,,6,辦公室工作內容,,,,,,,,7,辦公室工作內容：按性質分： 程序性工作；智囊性工作；臨時性工作。按內容分： 辦文；辦會；辦事。（簡稱“三辦”）,,,7,被動型,前瞻性,機要性,8,綜合性,服務性,程序性,,,8,辦公室工作特點：,,,,,,,,工作

3、特點,,,綜合辦公室日常事務匯總表,9,,綜合辦公室日常事務匯總表,,10,,,,,,,,,,,11,辦公室工作要求,,,12,辦公室人員角色定位,,辦事員,筆桿子,領導助手,參謀智囊,,,13,辦公室工作對人員的要求,弊,一、要講事業心和責任感；,二、要認真細致；,三、要講究程序(不要打亂仗)；,四、要講工作效率。,,,,14,,一、思想素養 熱愛本職。干一行，愛一行，專一行。 政治敏銳。從政治角度、大局高度看問

4、題，處理辦公室工 作，聽招呼，能自律，嚴保密。 責任感強。將自己的工作職責與單位的發展、集體利益聯 系在一起，具有高度的責任意識。 踏實肯干。舍得為工作投入。,辦公室工作對人員的要求,,,15,,二、業務素養具備較高的政策水平。具有較強的綜合分析能力。 調研能力。善于通過調研掌握大量信息。 思維能力。善于思考問題，抓住關鍵。

5、 表達能力。能準確簡明地闡述己見。良好的協調能力。較強的應變能力。,辦公室工作對人員的要求,,,16,,三、心理素養 心理素養。指人對環境及其相互關系的適應能力。 注意力。由于辦公室工作的特殊性，要求對事物具有 職業的注意力。 調控力(控制情緒的能力)。 意志力。,辦公室工作對人員的要求,,,17,,http://weibo.com/loveslide,四、角色意識 做好辦

6、公室工作，必須強化以下角色意識：服從意識 全局意識 責任意識 創新意識奉獻意識 信息意識 程序意識 學習意識,辦公室工作對人員的要求,,,,,,,,,,,18,工作案例,,,19,案例一：如何提高工作效率及合理安排時間,,周一上班，秘書小周需要完成以下工作。她迅速進入工作狀態，搞得手忙腳亂，臨近下班時間，仍有部分工作沒有完成。1、給某客戶打電話，與對方聯系你的上司下周四將與他約會的事宜；2、為下午部

7、門經理會議所要討論的報告復印每人一份（8人，每份10頁）及會議日程表；3、擬定一份請示，申請近期組織工會活動的經費；4、擬定一份給某客戶的回函，發出并復印備存；5、接收、分類和傳遞今天收到的文件、信件；6、布置下午要使用的會議室，準備會議用品、茶水； 7、為上司預訂周末去北京的火車票；8、將財務部新發的辦公經費報銷規定印發至各單位；9、在做這些事情的同時，她還接待了3位訪客、接聽了幾個電話等。,,,20,一、用ABCD法則

8、排出工作的優先等級,A類：重而急，重要的并緊急的，必須立即做、優先做。 B類：急而不重，A之后迅速處理。 C類：重而不急，在合適的時間段內有效完成。 D類：不急不重，最后做、延后做，或請他人代勞。 方法：每日從A類依輕重緩急，循序著手，就能充分利用時間，取得最佳效益。,案例一分析：如何提高工作效率及合理安排時間,,,,21,二、有效利用時間，事半功倍 1、明確自己的工作任

9、務和職責。你必須非常清楚上司給你安排的工作任務中，哪些工作應由你親自完成；哪些工作應協助他人做；哪些工作不參與。 2、要區分常規工作和非常規工作。哪些是每日都有的工作，哪些是每周或定期的工作，哪些是無法預料的、突然出現的工作。 3、動腦筋思考，分清工作的輕重緩急，判斷工作的先后次序，重要的、緊急的工作先做，科學有序的一項一項完成工作任務。不是機械的來一件事干一件事。 4、巧妙地運用一些方法，合理

10、分配精力，精明地利用時間，以提高效率。如：把所有要復印的文件集中在一起復印，把所有要打的電話集中在一起打。,案例一分析：如何提高工作效率及合理安排時間,,,,22,二、有效利用時間，事半功倍 5、使用辦公輔助手段幫助組織工作。如工作日志、時間表、日程安排表等。 6、安排工作要適應整個流程的正常運轉，不間斷、不延誤、不降低團隊的整體效益。 7、要遵照組織制定的規章制度和有關工作的

11、承辦期限，不能只憑個人想象和愛好安排工作。 8、應盡量堅持記工作筆記，通過時間和活動的詳細記錄，可以分析、評估自已利用時間的有效程度，從而得到啟發，持續改進。,,案例一分析：如何提高工作效率及合理安排時間,,,23,某公司經理突然收到一封措施無禮的信函，是與公司合作多年、交往很深的一家代理商發來的。 經理怒氣沖沖地把秘書叫來，口述回函大意，并明確將中止雙方之間的一切業務。然后，經理讓秘書迅速成文并發出。秘

12、書應該怎么做？,案例二：如何做好領導助手,,,,24,聰明的秘書，應該在經理冷靜之后再把擬好的回函交給經理，并征求意見確認是否發出，實際上是無聲地提醒經理沖動行為也許是錯誤的。作為公司領導人，經理有自己思考問題的角度和方式，必須權衡各方面的關系和利益。經理提出要中止與代理商的業務關系，也許并非是一時之怒，來信僅充當了導火索；也可能是一時之怒，中止業務是氣頭上說說而已。在不明白經理的真實想法之前，秘書絕不能越俎代庖，替經理做主。秘書不

13、是政策的制定者，也不是最后的決策人，但必須是一個好助手 。,案例二分析：如何做好領導助手,,,,25,某高校為了保證教學工作順利進行，一般都把各種會議安排在星期五下午，時間通常為下午1:30到3:00，這雖然保證了教學時間，但同時產生了另一個矛盾，即會議時間過于集中，往往產生七、八個單位同時開會，都邀請校領導參加，造成校長應接不暇。如果你是校長辦公室主任，該怎么做？,案例三：如何做好溝通協調,,,,26,校長辦公室要求各單位把要召開的

14、會議提前一周申報，說明會議內容、所需要的時間、擬請那位校領導參加，分別輕重緩急進行協調安排。有些會議由校長參加；有些則由分管的副校長參加；有些會議只需要領導去聽一聽、了解情況的，可以分別安排在1:30到2:00；2:00到2: 30；2: 30到3: 00去參加；有些會議不很緊急的，建議延后安排；甚至有些內容并不很重要的，就不安排校長參加，建議他們把會議紀要送校長辦公室，由校長抽時間審閱后，提出書面或口頭意見。校長辦公室把每周的會議安

15、排打印成表格，在星期三以前發到各單位再次征求意見，進行局部調整，在星期四下午定下來，通知各單位，準備好星期五下午的會議。校長辦公室用這種方法既協調解決了會議集中的矛盾，又很好地取得了各單位的支持和理解。,案例三分析：如何做好溝通協調,,,,27,案例四：公文寫作,,武漢市教育局、財政局： 我校擬著手建設校園網，經過計算機網絡公司設計預算需要投入經費100萬元，為使工程盡快上馬，我校特向兩局提出要求撥款以解燃眉之急。還請求增加教

16、師10名。 附件：校園網建設具體方案 校園網建設預算書 特此報告，請批復！ 武漢市高級職業中學

17、 2014年5月10日,請示報告,一、題目內容不明確，且“請示”與“報告”不可共用?？筛臑椤瓣P于申請校園網建設經費的請示”,二、主送單位只能有一個。,三、一事一文。,四、附件：1、******** 2、*